浅谈如何加强农发行系统档案综合管理

随着以办公自动化、社会信息化为核心的新的金融管理模式的深入发展，金融档案在整顿和规范金融市场秩序、银行信贷、实施金融管理等方面，起着越来越重要的作用。农业发展银行系统作为一个新兴的部门，基层金融档案在标准化、规范化、科学化的综合建档过程中和档案管理由单纯的存放走向应用、分析等信贷业务，还有很多需要研究和解决的实质性问题。下面，笔者就此略谈粗浅的认识。
一、基层金融档案存在的问题
（一）档案工作缺乏前瞻性、指导性的发展规则
基层档案工作在各级领导的重视下全部进行了档案的达标升级工作。但是由于个别基层领导干部对档案综合管理的参与程度不够，对档案在农发行工作中的重要作用的认识不足，造成了档案工作有领导、无计划；在任务、无落实；有形式、无效果。档案工作缺乏应有的前瞻性和指导性发展规则。
（二）档案工作缺乏规范严谨或操作性强的管理程序
当前农发行系统基层金融档案管理不规范主要表现在：一是档案收集不规范。在收集过程中，没有形成收集登记制度，资料收多收少没有记录，档案收集责任不明确；二是档案整理不规范。如部分档案人员在立卷过程中没有按照卷内文件目录顺序进行排序组卷，卷内目录与实际整理文件不相符，卷内资料漏失现象比较普遍。此外，在立卷时间上，往往累积几年立一次卷，既不符合事毕立卷要求，又不利于查找利用；三是档案保管不规范。由于经费缺乏，档案室缺乏必要的硬件配置，库房温湿等控制达不到国家规定标准，影响了档案资料管理质量。四是档案利用不规范。档案管理人员对档案借阅内松外紧，借出档案没有进行登记甚至丢失的情况时有发生。
（三）缺乏运用先进的科技手段对档案管理方法进行更新改造
目前，大部分基层分行档案管理都是采用一台微机一套软件的管理办法，档案管理与提供利用远远适应不了档案网络化发展的需要。档案管理手段的落后，给档案工作带来两个消极后果；一是档案手工立卷整理耗费大量人力与物力；二是落后的档案管理技术跟不上日益增长的档案利用需求。造成档案技术落后的主要原因有两点：一是部分基层领导缺乏对档案工作重要性的足够认识，财力投入少；二是一些单位虽然购买了不少先进的档案管理设备，但由于档案管理人员操作不熟练，导致先进设备没有起到先进作用。
二、基层金融档案存在问题的解决对策
档案虽然是一个庞大的信息库，但它是一种原生的信息资源，各种信息零散地储存在众多的单堆档案中，只有根据需要，把相关信息系统地、规范地整理出来，通过加工整理才能更好地发挥档案的信息作用，实现其价值。档案管理作为全行工作中的一项重要工作，同时也为收购资金封闭管理发挥着不可磨灭的成绩。要充分发挥管理的作用，才能使之更好地为农发行的中心工作做好服务。
（一）抓好组织建设，完善管理制度
抓好组织建设是做好档案管理工作的关键。一是成立由分管行长任组长、办公室主任任副组长、主要科室负责人为成员的档案管理领导小组，定期专项研究本单位的档案工作，为全行档案体系的高效运转提供组织保障；二是把档案管理工作列入到行长办公室的议事日程，年初要有部署，年底要有总结，平时要有检查指导，并接受上级和地方档案管理部门的领导和指导；三是完善档案管理制度，确保档案管理工作协调发展。
（二）规划档案工作的长远发展目标
档案工作要想取得长远的发展，必须增强档案工作的主动性、前瞻性，制定出有指导性的档案发展规则。为此，基层领导干部要意识到档案工作的重要性，把档案工作提上工作日程，研究及过问档案的具体工作，要结合当今数码技术及网络发展的新趋势，加大技术投入，制定出既符合档案管理要求，又有利于农发行工作发展的档案工作计划。
（三）加强档案基础工作的规范化管理，努力实现升级达标工作
在档案基础管理中，要坚持把档案管理工作作为一项长期的、重要的基础工作，从领导机制到管理体系，从规章制度到档案管理，在组织上、制度上要形成一套科学、合理、完整的管理办法，为全行档案管理工作的有效开展提供可靠的保障。档案贵在利用，重在管理，规范档案管理应着重于以下三方面：
一是规范档案收集登记管理。档案管理人员应严格按照金融系统档案分类标准进行档案鉴定及甄别工作，对重复、无保存价值的资料进行清理、销毁，对有参考选用价值的档案文件进行收集、登记、归档。
二是规范档案立卷归档管理。档案管理人员必须按照国家档案局《归档文件整理规则》要求，对档案资料进行规范的收集、鉴别、分类和整理，整理归档的方式可采用：（1）传统手工管理；（2）对硬性征管档案进行电脑扫描录入，实行网上查询利用管理；（3）驳通数据库接口，实现电脑管理，并依靠档案信息进行金融监控。
三是规范保管和利用管理。档案保管应严格执行库房"八防"措施，落实专人负责，明确考核目标。档案利用应做好两个结合，即一是手工查询与计算机查询相结合；二是库房查阅与网上有权限查阅相结合。
（四）建立健全相关管理制度，加强培训力度，努力提高档案管理人员的素质
建立健全相关管理制度，一是要明确档案管理负责人，专职、兼职档案员的岗位职责。在机关各部门选拔一名素质较高的人员为兼职档案员，负责本部门档案的收集、整理归档工作，形成覆盖全行的档案管理机制。为进一步提高档案管理水平，更加有力地促进以收购购资金封闭管理为中心工作的开展做好服务。二是建立健全档案管理制度，按照《中国农业发展银行档案管理制度》的要求，依据《档案法》有关规定，要结合本行实际编制归档制度、档案资料统计制度、档案资料利用制度、档案资料保密制度、档案资料鉴定和销毁制度等一系列规章制度，并在实际工作中不断进行完善，对档案的形成、收集、整理要严格按照档案管理的有关要求，加强对归档范围、保存期限，保密文件收发、分送、传递、借阅、移交、存档、销毁等各个环节工作程序要做出明确规定，对于需销毁的要严格按登记、审批、监销手续，在指定场所进行。对档案设施要严格按照"节防"制度办事；以确保档案的安全；档案管理工作中的各项规章制度要上墙，保证档案管理沿着制度化、规范化的轨道行进，使档案管理升级达标活动中再上新台阶。
档案管理人员的业务素质和工作能力直接影响档案管理的质量，提高档案管理人员的业务水平是档案管理工作的重要保证。为了使全行档案管理人员掌握技能，提高业务素质和工作能力。加大档案业务培训工作开展的力度，一是要积极参加上级行和地方档案管理部门举办的专业培训班，举办档案管理培训班 ，要派档案管理员到档案管理先进单位认真观摩学习，使档案管理工作达到规范化。特别是要加强电子档案管理的培训，目前各行的档案管理都是电子化档案管理系统，要想指导档案管理充分发挥好，首先要求档案管理员要懂得计算机相关知识，达到灵活运用，并掌握所应用的系统软件的功能。二是鼓

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